Konvertering til arkivformatArkivansvarleg konfigurerer sak/arkivsystemet slik at alle saksdokumenta automatisk vert konvertert til gjeldande arkivformat. Alle journalpostar med status J vert konvertert kontinuerleg. Den som fører post, er ansvarleg for at alle dokument er i arkivformat. Arkivet må dagleg kontrollere om konverteringa har vore vellykka og straks melde frå til systemansvarleg dersom det ikkje er tilfellet. Lage eit søk på JP status J for alle dokumenttypar og eldre enn ein dag. Kontrollere ikon for dokument. Ved feil under konvertering til arkivformat skal alle sletting- og kassasjonsrutinar stoppast.
Makulering av innskanna papirdokumentInnskanna papirdokument som tilhøyrer arkivdelen sentralt saksarkiv skal oppbevarast for dei siste 6 månadar før makulering. Etter 6 månader vert første månad (ringperm) makulert. Dokumenta skal oppbevarast kronologisk i ringperm. J.fr. Forskrift om outfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser for behandling av offentlige arkiver § 1-3. Arkivansvarleg skal sikre at konvertering frå produksjonsformat til arkivformat har vore vellukka før makulering. Makulering av innskanna papirdokument skal føregå ved brenning eller bruk av makuleringsmaskin. Arkivansvarleg har overordna ansvar for makuleringa. Makulering vert utført av arkivpersonale
Prosedyrer ved driftsstansDersom systemet er ute av drift i ein kort periode (1-2 dager) skal journalføringa utsetjast til drifta kjem i gang att. Det vert ikkje fordelt post utanom i spesielle tilfelle. Dersom Acos websak er ute av drift over ei lengre periode (meir enn 2 dagar), skal journalføringa gjerast i ein eigen papirbasert journal. Mal hos arkivleiar. Innkomne dokument med kopi av postjournalen skal sendast til avdelingane i sine saksmapper for fordeling. Også her skal det førast utlånslister. Både ut- og inngåande brev produsert i denne perioden skal skannast når systemet kjem i drift att. Saksbehandlar er ansvarleg for å returnere saksmappene. |