|
Inngåande post vert opna ved sentralbordet, og levert til arkivtenesta for journalføring.. Personleg adressert post, dvs når personnamn står før namnet til den kommunale eininga, skal leverast uopna til rette vedkomande. Dersom slik post syner seg å vere til administasjonen/kommunen, skal den straks leverast til arkivtenesta for journalføring. Saksbehandlarar/eieningsleiar som mottek arkivverdig e-post til kommunene i sin personlege innboks, skal straks syte for at den blir oversendt til arkivtenesta for journalføring. Det er opna for enkel saksbehandling på facebook/messenger - er det arkivverdig, må det journalførast etter rutine i Giske kommune sine saksbehandlingsrutiner. Når ytre einingar mottek arkivverdig post, skal den straks leverast til servicekontoret/arkivtenesta for journalføring. Post til NAV, Eining for barn, familie og helse, vert levert uopna til eininga. Post som skal journalførast i fagsystem, vert levert til aktuell eining. Faktura og kontoutskrifter skal opnast og leverast direkte til økonomiavdelinga. Tidskrifter og aviser skal leverast til rette mottakar. Rundskriv skal registrerast i eiga lista på V:disken og leverast til rette mottakar Arkivtenesta opnar e-postmottaket (også byggsøk) og skjemamottaket. Ved opning av rekommandert post og verdipost, skal det vere to tilsette tilstades. |