- Ved journalføring vurderer arkivtenesta dokumentet og registrerer unntak frå offentleg innsyn med lovheimel, dersom det ikkje er tvil om at dokumenet skal unntakast. Er det tvil, vert saksbehandlar kontakta.Saksbehandlar er ansvarleg for at dokumenta er rett behandla når det gjeld offentleg innsyn.
- Arkivet legg ut offentleg journal. Denne skal vere utforma slik at den gir oversyn over alle inngåande og utgåande brev, samstundes som opplysningar unnateke offentlegheit er fjerna. Offentleg journal vert kontrollert dagen etter den er produsert. Eit utdrag av posttjournalen vert lagt ut på kommunen si heimeside to dager etter produksjon. Etter at vi gjekk over til fullelektronisk arkiv, 01.05.2007, blir postjournalen oppbevart elektronisk. Det skal alltid ver to personar som kontrollerer postjournalen.
- Ved avvik - dersom opplysningar som er u.off går ut i innsyn skal vi følge følgande prosdyre:
- Rette opp så raskt som mogeleg i sak/arkivsystem og køyre drum(rapport på heimesida vår) på nytt, slik at opplysningane vert tekne vekk frå postlista på heimesida.
- Varsle Datatilsynet via Altinn. (Innan 72 timar etter at feilen er oppdaga) . Evnt varsle andre som er berørt.
- Melde avvik til Compilo - kommunen sitt avvikshanteringssystem
- Gi beskjed til personvernombodet hos IKA Møre og Romsdal
- Informere leiar Kultur, service og næring, Kommunedirektøren, aktuell saksbehandlar, kommunen sin kontaktperson for personvern og andre anktuelle.
- Dersom tilsette i kommunen får ei slik informasjon om at feil er skjedd, utanom arbeidstid, skal leiar Kultur, service og næring eller arkivleiar kontaktast per telefon. Feilen kan då rettast opp raskt. Ein slepp å vente til neste arbeidsdag.
- Journalføre dokumentasjonen i Acos WebSak.
|
|