|
1. Formål: Sikre en korrekt, sporbar og lovlig kassasjon av arkivmateriale i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og bevarings- og kassasjonsplanen. 2. Definisjon av kassasjon: Kassasjon innebærer organisert fjerning og sletting av arkivmateriale som etter et tidspunkt ikke skal bevares for ettertiden. Dette er organisert i Namsskogans bevarings- og kassasjonsplan. 3. Ansvar: Arkivleder: er overordnet ansvar for gjennomføring, kontroll og dokumentasjon av kassasjon. Dette ansvaret er delegert fra kommunedirektøren til arkivlederen. Kommunedirektør: Ansvar for godkjenning av kassasjonsplan. 4. Grunnlag for kassasjon: Kassasjon skal kun utføres på grunnlag av:
- Gjeldende bevarings- og kassasjonsregle i Riksarkivarens forskrift
- Namsskogans BK plan
- journalførte vedtak i kommunen, dersom det foreligger spesifikke vedtak om kassasjon
5. Fremgangsmåte for kassasjon: I Namsskogan kommune skal kassasjon inntil videre kun gjennomføres på fysiske dokumenter. Det skal utarbeides en plan for fremtidig gjennomføring av kassasjon også for digitale dokumenter, og dette vil være et viktig arbeid å følge opp i tiden som kommer. Kommunen har fortsatt en del fysiske arkivmaterialer. Disse skal gjennomgås med sikte på å etablere arkivbegrensning og vurdere kassasjonsverdi. Dette innebærer at dokumentene ordnes og gjennomgås for å identifisere hvilke dokumenttyper som kan kasseres i tråd med gjeldende bevarings- og kassasjonsbestemmelser (jf. Riksarkivarens forskrift) og Namsskogans BK plan. Dokumentene som vurderes bevaringsverdige, skal klargjøres for overføring til depot. Denne prosessen inkluderer fysisk ordning, merking, ordning av deponeringslister og eventuell registrering av endringer i arkivplanen. Oppdatert: 02.05.2025 |