Overordnet ansvar og ledelse

Rådmannens arkivansvar

Rådmannen har i følge kommuneloven og arkivforskriften ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i rådmannens arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver ( § 1-1, andre og tredje ledd): 

"Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett." 

Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordna arkivpersonalet. Arkivleder rapporterer til rådmannen.

Arkivleders ansvar og oppgaver

Arkivleder er leder av arkivtjenesten i kommunen og har delegert fullmakt fra rådmannen til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen.

Arkivleder skal involveres i alle prosesser som omhandler fagsystemer i kommunen. Arkivleder har ansvaret for at arkivfunksjonen både i sak-arkivsystem og fagsystemer er i tråd med arkivloven. Arkivleder er også ansvarlig for å vurdere bevaringsverdien til opplysningene i fagsystemene og sørge for at bevaringsverdige opplysninger blir avleverte. 

Leder for hver enkelt enhet har ansvaret for å tilrettelegge forholdene i sin virksomhet slik at arbeidet kan drives i henhold til gjeldende lover, regler og rutiner.

Leder eller den personen leder utnevner skal være arkivleders kontaktperson i enhetene. Vedkommende har ansvar for å utarbeide arkivrutiner for enheten. Disse skal sikre at arkivarbeidet skjer i samsvar med gjeldende lover og regler og at arkivene er forsvarlig oppbevart og sikret. Arkivrutinene skal godkjennes av arkivleder og oppdateres ved behov

De øverste politiske organ, kommunestyre og formannskap, har styringsansvar og myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet.

Arkivleder skal særlig legge vekt på disse oppgavene:

• fagansvar for sentral arkivtjeneste
• holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver
• gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen
• tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring
• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
• føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
• utvikling av ePhorte
• sørge for intern og ekstern kvalitetssikring av dataene i ePhorte
• føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
• ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen
• være kontaktperson til IKA Møre og Romsdal
• tas med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak/arkivsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap
• få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen
• se til at nyansatte saksbehandlere får opplæring i ePhorte og orientering om gjeldende rutiner og regler
• sørge for at saksbehandlerne regelmessig får oppdatering i bruk av ePhorte og informasjon om gjeldende rutiner

Instruks Arkivleder i Molde kommune: