Rutine utlån fysisk arkivmateriell.Internt utlånSaker som lånes ut skal legges i utlånsmappe, samt utlånskort i fysisk arkiv. Det er kun tillatt å låne ut hele saksmapper. Utlån skal registreres på saksnivå i ePhorte. Ved tilbakelevering av saksmappe slettes utlånsdato. Gjelder for før 1.1.2008. Arkivet sjekker at saksmappa er ok” Internt utlån arkivmateriell før 2005: I praksis betyr dette at det skal brukes utlånskort og utlånsmapper dersom arkivmateriell blir lånt fra arkivet (gjelder for alle enheter i kommunen). Utlån kan gjøres av saksbehandler.
- På utlånskort skal følgende utfylles: dato for utlån, hva er utlån og til hvem. Utlånskortet settes i arkivet hvor arkivmaterialet tas ut.
- Arkivmateriell som er lånt ut legges i utlånsmappe, arkivmaterialet skal ikke blandes med dagens saksbehandling.
- Utlånsliste kan lages dersom dette er hensiktsmessig.
- Arkivpersonell skal legge tilbake i arkivet utlånt arkivmateriale, samt dato for retur.
Eksternt utlån:
- Det skal ikke lånes ut saker eller dokument til eksterne brukere. I stedet skal dokumenter kopierest.
Internt utlån av arkivmateriell hvor dette er registrert i saks og arkivsystem skal det merkes utlån på saksnivå. Elektronisk arkiv fra 1.1.2008: Internt utlån av vedlegg som pga format, størrelse ikke er skannet skal det merkes utlån på saksnivå. Jf. arkivforskriften § 3-10 Interne utlån, intern informasjon og § 3-11 Eksterne utlån. |