Skriveregler (gjelder for alle brukere av systemet)

Skriveregler for Websak+ i Lavangen kommune 

Følg regler på vår språkprofil

OPPBYGGING AV SAKS- OG JOURNALPOSTTITTEL 
Tittel skal være så forklarende som mulig. Dette er registreringer som vil være tilgjengelige for saksbehandlere, arkivtjenesten, publikum og pressen via postliste. 

Vi bruker: 

• Alderspensjon
• Barnehagemappe
• Bemanning skole- og barnehageår
• Branntilsyn kommunale boliger
• Branntilsyn kommunale bygg
• Byggesak
• Delesak
• Drikkevann
• Eiendomsoverdragelse
• Elevmappe
• Elgjakt - tildeling av vald
• Elgjakt feilskyting/skadeskyting
• Digital signering - dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital si...
• Farmasøytisk tilsyn
• Ferie
• Fødselspermisjon
• HMS møter i PRO-avd
• Kommunalt næringsfond
• Kommune- og fylkestingsvalg
• Kulturpris
• Lavangsvekka
• Lederforum
• Legetjenesten
• Legetjenesten - tilskudd
• Lønnstilskudd
• Motorferdsel i utmark
• Nydyrking
• Nydyrking (tilskudd)
• Oppsigelse
• Permisjon
• Personalsaker:
• Personalsaker ACOS.pdf 372,36 kB
• Plansak
• Skatteoppgjør
• Skjenkebevilling
• Startlån og tilskudd
• Stortings-og sametingsvalg
• Søknad fra politiske verv
• Søknad om støtte til utdanning
• Søknader om tilskudd
• Tilskudd etter avtale med samarbeidspartner
• TV-aksjonen
• Uførepensjon
• Ungdomspris
• Unntak fra arbeidsgiveransvar

FORMÅL  
Skrivereglene er utarbeidet for å sikre en enhetlig registrering i saksbehandlingssystemet slik at søking etter saker og dokumenter skal være enklest mulig for alle brukere. Kommunen er forpliktet til å føre offentlig journal som skal være tydelig og avspeile kommunens dokumenter, og derfor skal registreringer på postlista fremkomme ensartet.  

OMFANG 
Reglene gjelder for all produksjon i WebSak+, det vil si ved opprettelse av nye saker og alle tilhørende journalposter. Reglene skal anvendes for både inngående og utgående dokumenter, samt for saksfremlegg og notat.  

ANSVAR/MYNDIGHET  
Reglene er utarbeidet av språkrådet i Lavangen kommune, som også er ansvarlig for oppdatering av disse. Alle som registrerer opplysninger i WebSak+ er ansvarlig for å følge reglene.  

BEGREPSDEFINISJONER  

WebSak+ - Lavangen kommunes sak- og arkivsystem for elektronisk(e)

• journalføring 
• arkiv
• saksbehandling
• utvalgssaker
• møtebehandling

Saksbegrepet i forbindelse med forvaltningssaker er en hendelse som krever en eller annen form for aktivitet fra forvaltningsorganet. Opphavet til en sak kan være inngående brev, personlig henvendelse, e-post, telefon eller en henvendelse fra politisk eller administrativt organ/ledelse. Begrepet har sin bakgrunn i forvaltningsloven, og må ikke forveksles med politisk sak (utvalgssak), da en sak (forvaltningssak) ofte kan resultere i flere politiske behandlinger.

Sak (Arkivsak) (i WebSak+) består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter som er knyttet sammen under et felles arkivsaksnummer.  - Oppstår på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra egen organisasjon. En sak omfatter de journalposter med saksdokumenter som oppstår eller inngår i et behandlingsforløp. Man får ikke registrert et saksdokument uten at det tilknyttes en journalpost og en sak, enten ved å opprette en ny sak eller til en eksisterende sak. 

Dokument (Saksdokument/Journalpost) er brev, notater eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Saksdokument, med (evt) tilhørende vedlegg er alltid tilknyttet minst en journalpost. I WebSak er en journalpost alltid tilknyttet en (arkiv)sak. Opplysninger i en journalpost vil være tittel, avsender eller mottaker, hvem skal være saksbehandler osv. Det er brev, notater eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Kan være forskjellige typer avhengig av om det er korrespondanse inn til kommunen, ut fra kommunen, intern korrespondanse eller saksfremlegg. Et dokument kan forefinnes i ulike versjoner, varianter og formater. 

Saksbehandler er i WebSak-sammenheng et samlebegrep for alle som mottar post, skriver notat, brev mm i WebSak+. Det innebærer at kommunens politiske og administrative ledelse i denne sammenheng også faller inn under begrepet saksbehandler.

I-Inngående - alle dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas av virksomheten og som er arkivverdige, dvs danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

U-Utgående - alle dokumenter med eventuelle vedlegg som virksomheten produserer for utsendelse til eksterne adressater, for eksempel innbyggere, departement, samarbeidsparter, leverandører osv.

N-Notat -  Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og avskriving i journalen. N-notat skal benyttes som korrespondanse mellom tjenesteenhetene. 

X-Notat – Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som ikke krever oppfølging og avskriving i journalen. X-notat skal benyttes som korrespondanse mellom tjenesteenhetene. Dette kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker ikke er tilknyttet WebSak.

S-Saksfremlegg – Dokumenter som benyttes når en sak skal legges frem for politisk behandling i et politisk utvalg. Inneholder administrasjonens utredning og eventuell innstilling. Saksfremlegg knyttes til en sak uten at noen mottaker er angitt.  

Offentlighetsvurdering og skjerming – Alle tilsatte i Lavangen kommune skal praktisere ”meroffentlighet” i alle saker/dokumenter som kan ha allmennhetens interesse.

Når arkivtjenesten journalfører et dokument, skal arkivtjenesten alltid foreslå gradering dersom det er gitt/logisk at dokumentet skal unntas offentlighet. Det er imidlertid leders ansvar at gradering av en arkivsak eller et dokument er i henhold til loven.

Dokumenter unntatt fra offentlighet - Offentlighetslovens intensjon er at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige såfremt de ikke skal unntas i henhold av lov.

Hele saker skal bare unntas offentlighet hvis ett eller flere av dokumentene er unntatt fra offentlighet og de gjenværende dokumentene gir en feil fremstilling av saken.

Gradering er leders/saksbehandlers ansvar.

Riktig gradering sikrer at postlisten (offentlig journal) er korrekt og tilgjengelig for offentlig innsyn. Postlisten er en rapport/oversikt over alle registreringer, men hvor opplysninger unntatt offentlighet ikke fremkommer. Ved praktisering av meroffentlighet, skal man alltid vurdere om et dokument likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet (jf offentlighetsloven § 2, 3. ledd).