|
Brukere Alle medarbeidere som har tilgang til WebSak+ er brukere av systemet. Dette er ikke en selvstendig rolle i rutinebeskrivelsen, men et samlebegrep som benyttes i de øvrige rollebeskrivelsene. Se også:
Saksbehandler (SBH) En saksbehandler er en bruker som mottar post og produserer saker, journalposter og saksdokumenter i saksbehandlingssystemet. Saksbehandler vil normalt bare kunne oppdatere egne journalposter og saksdokumenter, men kan gis utvidet tilgang ved behov. I tillegg ansvar for:
-fordeling av dokumenter (dersom et dokument skal til annen saksbehandler)
-avskriving og ferdigstillelse
-vurdering og registrering unntatt offentlighet Saksansvarlig (SA) En saksansvarlig er en bruker som utfører saksbehandlerfunksjoner i henhold til saksbehandlingsrutinene. Saksansvarlig har i tillegg et totalansvar for en bestemt sak. I en og samme sak kan flere saksbehandlere være involvert som ansvarlig for enkelte journalposter i saken, men saken har alltid bare en saksansvarlig. Saksansvarlig har utvidede rettigheter for alle journalposter i saken.
-fordeling av dokumenter
-avskriving og ferdigstillelse
-vurdering og registrering unntatt offentlighet (i hht. off. §13) Se også:
Leder (LED) En leder er en bruker som utfører saksbehandlerfunksjoner i henhold til saksbehandlingsrutinene. Lederfunksjoner i WebSak+ utøves av ansatte som er tilsatt i lederstilling eller for øvrig er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta en eller flere ledelsesfunksjoner. I tillegg autoriseres ledere med utvidede rettigheter innenfor en avdeling eller seksjon. En leder vil typisk utøve følgende oppgaver som ikke inngår i de generelle saksbehandlingsrutinene:
- Saksfordeling
- Godkjenning
- Restanseoppfølging og rapportering
I tillegg kan leder autoriseres for interne tilgangskoder innenfor egen avdeling eller seksjon og de kan gis tilgang til å se journalposter og saksdokumenter under arbeid innenfor de avdelinger eller seksjoner de har lederansvar for. Ved hjelp av stedfortrederfunksjonaliteten i WebSak+ kan man ved eventuell sykdom, ferie eller permisjon overføre den enkelte leders funksjoner og prosesser til andre i Lavangen kommune. Arkivansvarlig (ARK) Rollen arkivansvarlig har i henhold til autorisasjon adgang til alle typer registreringer og rettinger i WebSak+ i hele Lavangen kommune. Arkivpersonale (ARK) Rollen arkivpersonale har i henhold til autorisasjon adgang til alle typer registreringer og rettinger i WebSak+ (saker og journalposter) i de admin-enhetene og/eller arkivdelene hen er autorisert for. I dette dokumentet brukes benevnelsen arkivet (forkortet ARK) ved ansvarsangivelse for utførelse av rutinene. Arkivet kan være autorisert enten som arkivansvarlig eller arkivpersonale i WebSak+. Postmottak (PM) Postmottak/servicekontoret er den avdelingen som mottar, sorterer og skanner fysisk post adressert til Lavangen kommune uten etat/avd. i tillegg all epost adressert til postmottaket - slik at denne blir tilgjengelig elektronisk for journalføring og videre fordeling og oppfølging hos den enkelte saksbehandler i Websak+. Er det usikkert hvem som er ansvarlig saksbehandler for sak, videresendes det til leder på etat/avd. som deretter fordeler innad i etat/avd. Dette gjelder også dokumenter mottatt i Acos mottak. Acos Mottak er kommunens mottak av digital post. Dette kan være brev fra andre kommuner/off. inst. og/eller skjemaer (fra kommuneforlaget for eksempel: søknad om barnehageplass, SFO...) Dokumenter overføres flere gang i døgnet, disse har påført:
- avsender med full adresse med mail adresse
men får IKKE påført:
- saksnummer, journalpost og løpenummer
- avdeling/etat og saksbehandler
- kopimottakere/interne mottakere
Dette må påføres manuelt av postmottak (Journalposten/dokumentet får status J når det overføres på (riktig) sak) Deretter er dokumentet ett inngående dokument Postmottak må vurdere unntatt offentlighet og hjemmel ved registering på alle dokumenter som kommer inn. Systemadministrator Systemadministrator er ikke en egen rolle, men rettigheter som gis i tillegg til en av de andre rollene. Systemadministrator har tilgang til alle registre i systemet |