|
Alle som mottar papirpost, skal skanne den til riktig sak. Slik at den blir gjort tilgjengelig elektronisk for journalføring, videre fordeling og oppfølging i Websak +. Alle avd/etater i Lavangen kommune har scanner som scanner direkte inn til den ansattes epost. Dersom papirdokumentet inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet, må det scannes til ett lukket område. (alle avdelinger har slik lukket område) ved scanning blir journalposten delt opp i hoveddokument og evt vedlegg. Når papirposten er scannet og utført korrekt og komplett, at dokumentene er lesbare og alle sider er scannet. Lavangen kommune har som "regel" at papirdokumenter oppbevares i låst skap, noen måneder. bare for å være helt sikker på at alt er ok. men det kan i prinsippet destrueres. (unntak - se nederst på siden) Arkivet kvalitetssikrer dokumentet, at det lar seg åpne, at alle sider er med osv.
Vi registrerer papirpost for å sikre gjenfinning av journalposter og ivareta krav til dokumentasjon og offentlighet. Når papirposten er scannet, blir den behandlet som importere epost
I noen tilfeller kan man ikke destruere papiroriginalen selv om dokumentet er skannet og bevart elektronisk. Dette gjelder hvis:
-
Originaldokumentet må bevares av juridiske årsaker, for eksempel ved krav om håndskrevet signatur.
-
Originaldokumentet er fra før 1950.
-
Originaldokumentet har egenverdi som gjenstand, såkalt særskilt historisk verdi. Dette er aktuelt hvis for eksempel innholdet eller bruken av dokumentet tilsier at man bør ta vare på det i originalversjon. Et eksempel er at Statsministerens kontor har fått invitasjon til kronprinsbryllup. Det vil være noe annet å holde det i hånden enn å se det på en skjerm.
- Riksarkivaren har bestemt det i et enkelttilfelle.
|